Effizient und barrierefrei: die neue Vorlagenverwaltung der Landeshauptstadt München

Einführung von CIB coSys bei der Stadtverwaltung München verläuft sehr positiv

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Stadt München wird CIB coSys in vielen Bereichen der Verwaltung als neues Vorlagen- und Korrespondenzsystem eingeführt. Seit 2019 arbeitet das coSys Projektteam an Integration und Rollout. In drei Referaten läuft nun coSys seit einigen Monaten sehr erfolgreich. Insgesamt 4.500 Beschäftigte – 20 Prozent aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung München – profitieren schon von zahlreichen Vorteilen. 

 
Benutzerfreundlich, einheitliches Layout und schlanker Vorlagenbestand

Über 200.000 verschiedene Vorlagen wurden bisher in der Stadtverwaltung München für die Erstellung von Dokumenten verwendet. Diese kamen etwa im Bürgerservice zum Einsatz. Damit war die Pflege der Dokumentvorlagen mit einem enormen Arbeitsaufwand verbunden. Das ist jetzt anders: Mit der Einführung von coSys erfolgt die Erzeugung der Dokumente zentral über eine Plattform. Dadurch erhalten die Vorlagen unabhängig vom Dateiformat ein einheitliches Layout. So bekommen alle Bürgerinnen und Bürger einheitlich gestaltete Formulare. Außerdem ließ sich der bisherige Vorlagenbestand auf 25.000 reduzieren, da Duplikate und veraltete Versionen entfernt wurden. Die eingebaute Nutzungsstatistik zeigt zudem an, welche Vorlagen wie häufig verwendet werden. Damit lässt sich leicht feststellen, ob weitere Änderungen im Bestand nötig sind.

Effizientere Geschäftsprozesse

Nicht nur in der digitalen Vorlagenverwaltung kann CIB coSys glänzen. Auch Geschäftsprozesse werden schneller und effizienter. Durch das digitale Dokumentenmanagement kann zukünftig auf Laufzettel und Unterschriftenmappen verzichtet werden. Die aus Vorlagen erzeugte Dokumente können über einen Prozess-Workflow freigegeben werden. Darüber hinaus sind große Datenmengen kein Problem mehr. Dank der leistungsstarken Server von CIB können eine Vielzahl an Dokumenten schnell bearbeitet und versendet werden.

Zertifizierte barrierefreie PDF-Dokumente

Mit CIB coSys lassen sich barrierefreie PDF-Dokumente erstellen. Im Einsatz bei der Landeshauptstadt München erhielt coSys von der Stiftung Pfennigparade ein Siegel zur geprüften Barrierefreiheit. Diese Zertifizierung bestätigt, dass die Softwareanwendung für blinde und sehbehinderte Personen geeignet ist. Damit werden bald alle Bürgerinnen und Bürger in München barrierefreie PDF-Formulare erhalten.

Die Stadt München hat einen großen Schritt in Richtung digitalen Bürgerservice getan. Die Einführung von coSys verläuft reibungslos: Das System gilt als nutzerfreundlich, schnell und effizient. In einem nächsten Schritt werden drei weitere Einführungsprojekte folgen. Dabei gilt es, eine Datenmenge von über 1.500 Vorlagen umzustellen.

Mehr zu CIB coSys erfahren Sie auf unserer Website oder lesen Sie den Erfahrungsbericht der Landeshauptstadt München.

Wir freuen uns auf weitere Neuigkeiten vom coSys Projektteam. Let’s CIB!

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Dokumente mit sensiblen Daten übermitteln – sicher und kostenfrei mit CIB doXisafe!

Ob Patientenakten, Anstellungsverträge oder Bürgerdaten: Im Alltag müssen sensible Dokumente vielerorts digital mobil und sicher ausgetauscht werden -mit CIB doXisafe ein Kinderspiel, wie unser Praxisbeispiel aus der Pflege zeigt.

Die Weiterleitung von personenbezogenen und sensiblen Daten ist höchst umstritten. Dies hat jüngst die Verteilung der Wohnadressen von über 7.400 Mitarbeitern des Schlachthofs Tönnies bewiesen. Über 100 Pflegeeinrichtungen bekamen diese auf Weisung der Landesgesundheitsbehörde per E-Mail zugestellt. Auch wenn die Verteilung angeordnet war, bleibt es datenschutzrechtlich brisant.

Doch wie kann sichere Datenübermittlung und der Abruf sensibler Dokumente aussehen?

Ein Praxisbeispiel aus dem Gesundheitswesen:

In der Krankenpflege ist der Austausch von personenbezogenen Daten unvermeidbar. Dabei handelt es sich oft um mehrseitige Dokumente, welche mit Behörden, Arztpraxen und weiteren Leistungserbringern ausgetauscht werden. Sensible Patienten-Informationen werden nicht selten auf der Stelle benötigt.

Die Lösung: Mit CIB doXisafe Dokument verschlüsseln und sicher teilen!

Beim Arzttermin wird etwa der Bericht der Ergotherapie vermisst: Sofort wird in der CIB doXisafe App den hinterlegten Dokument herausgesucht und dem behandelnden Arzt verschlüsselt übermittelt.

Bei der Suche unterstützt CIB doXisafe dank der auf Optical Character Recognition (OCR) basierende Texterkennung. Diese macht eingescannte Dokumente durchsuchbar – auch, wenn das Bild ohne Titel oder Verschlagwortung hinterlegt wurde!

Praxisbeispiel Pflegeantrag

  1. Antrag als PDF in die CIB doXisafe Cloud hochladen
  2. Dokument verschlüsseln und mit den Leistungserbringer teilen
  3. Empfänger holt das Dokument – via Code oder den erzeugten doXisafe-Link

    Nach etwa zwei Wochen kommt per Post die Antwort des Leistungserbringers mit eventuellen Rückfragen:
  4. Posteingang mit dem Smartphone scannen und in CIB doXisafe als PDF hochladen und bearbeiten, verschlüsseln und DSGVO konform zurückteilen
  5. Eingang des Leistungsbescheides vom Erbringer einscannen und zu dem Archiv in der CIB doXisafe Cloud für den späteren Bedarf gebündelt ablegen – mit Verschlagwortung, Ablaufdatum und eventuellen Notizen.

Schon gewusst? Ob am Rechner oder als mobile-App – CIB doXisafe ist komplett kosten- und werbefrei.

App in Google Play oder in der App Store herunterladen.
Im Browser unter doxisafe.me anmelden.

CIB doXisafe auf den eigenen Bedarf anpassen?

Sie möchten CIB doXisafe nutzen, haben aber bereits eine eigene App, benötigen nur gewisse Funktionen oder möchten sie für Ihr Unternehmen individualisieren?
Nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf, unser Support-Team berät Sie gerne!

E-Mail: support@cib.de
Tel.: 089/14360-111

Let’s CIB!

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Interessierte für selbstlernende KI-Software HILANO gesucht

Als Forschungsprojektpartner der Universität Hamburg sucht CIB zur Weiterentwicklung der Anonymisierungssoftware HILANO Interessierte für die aus dem Projekt entstandene selbstlernende KI. Diese profitieren nicht nur kostenfrei von der KI-Lösung, sondern auch von der leistungsstarken Dokumentenanzeige CIB doXiview – inklusive Support.

Spart es Ihnen Arbeit, wenn Sie sensible Daten automatisiert schwärzen können? Urteile und Versicherungsakten beispielsweise ließen sich so per Klick zur Weitergabe oder für statistische Zwecke anonymisieren.

Für viele klingt es noch nach Zukuntftsmusik, doch seit September 2019 arbeitet die CIB Gruppe in München gemeinsam mit der Universität in Hamburg und weiteren Partnern an dem Projekt. Gefördert wird es vom Bundesministerium für Bildung und Forschung. Im Rahmen des Forschungsprojekts HILANO ist CIB nun auf der Suche nach Interessierten, um die KI-Software weiter zu verbessern.

Interessiert? Kontaktieren Sie uns!

Datenschutzkonform und selbstlernend

Ihr Unternehmen kann ganz einfach mitmachen: In einem ersten Schritt installieren Sie lokal die Dokumentenanzeige CIB doXiview mit der nahtlos integrierten KI-Software HILANO. Dann können Sie auch schon mit dem Training Ihrer KI-Lösung beginnen. HILANO läuft dabei zu 100 % auf Ihren Servern. Dadurch wird eine datenschutzkonforme Nutzung sicher gestellt.

Anfangs wird HILANO noch nicht alle zu anonymisierenden Stellen perfekt erkennen, doch können Sie die Software durch das einfache Markieren von Passagen in CIB doXiview trainieren. Somit verbessert sich die Lösung kontinuierlich und spezialisiert sich auf Ihren Anwendungsfall. Genau zu diesen Trainingserfolgen benötigen wir Ihr Feedback für eine gezielte Weiterentwicklung der KI-Lösung.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Außerdem nutzen Sie als Anwender für die Gesamtlaufzeit des Projekts, bis zum 31. Mai 2022, kostenfrei unsere Dokumentenanzeige CIB doXiview. Diese steht Ihnen danach zu einem Vorzugspreis weiter zur Verfügung. Derzeit arbeiten täglich rund 300.000 Anwender in Deutschland mit dem leistungsstarken Viewer, der über 160 Dateiformate ohne Installation von Quellsoftware anzeigt. Ihr Unternehmen kann so seine Lizenzkosten weiter optimieren.

Profitieren Sie von den Möglichkeiten der KI und leisten Sie gleichzeitig einen Beitrag für die Wissenschaft. Unterstützen Sie jetzt unser Forschungsprojekt und kontaktieren Sie uns unter ki@cib.de!

Die CIB Gruppe – ein bewährter Forschungspartner

Die CIB Gruppe ist erfahren auf dem Gebiet der KI-Forschung und entwickelt gemeinsam mit dem Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme IAIS die KI-Lösung CIB PoP (Protect our Privacy) zur automatischen Anonymisierung von Entitäten in Dokumenten.

Let’s CIB!

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