Effizient und barrierefrei: die neue Vorlagenverwaltung der Landeshauptstadt München

Einführung von CIB coSys bei der Stadtverwaltung München verläuft sehr positiv

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Stadt München wird CIB coSys in vielen Bereichen der Verwaltung als neues Vorlagen- und Korrespondenzsystem eingeführt. Seit 2019 arbeitet das coSys Projektteam an Integration und Rollout. In drei Referaten läuft nun coSys seit einigen Monaten sehr erfolgreich. Insgesamt 4.500 Beschäftigte – 20 Prozent aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung München – profitieren schon von zahlreichen Vorteilen. 

 
Benutzerfreundlich, einheitliches Layout und schlanker Vorlagenbestand

Über 200.000 verschiedene Vorlagen wurden bisher in der Stadtverwaltung München für die Erstellung von Dokumenten verwendet. Diese kamen etwa im Bürgerservice zum Einsatz. Damit war die Pflege der Dokumentvorlagen mit einem enormen Arbeitsaufwand verbunden. Das ist jetzt anders: Mit der Einführung von coSys erfolgt die Erzeugung der Dokumente zentral über eine Plattform. Dadurch erhalten die Vorlagen unabhängig vom Dateiformat ein einheitliches Layout. So bekommen alle Bürgerinnen und Bürger einheitlich gestaltete Formulare. Außerdem ließ sich der bisherige Vorlagenbestand auf 25.000 reduzieren, da Duplikate und veraltete Versionen entfernt wurden. Die eingebaute Nutzungsstatistik zeigt zudem an, welche Vorlagen wie häufig verwendet werden. Damit lässt sich leicht feststellen, ob weitere Änderungen im Bestand nötig sind.

Effizientere Geschäftsprozesse

Nicht nur in der digitalen Vorlagenverwaltung kann CIB coSys glänzen. Auch Geschäftsprozesse werden schneller und effizienter. Durch das digitale Dokumentenmanagement kann zukünftig auf Laufzettel und Unterschriftenmappen verzichtet werden. Die aus Vorlagen erzeugte Dokumente können über einen Prozess-Workflow freigegeben werden. Darüber hinaus sind große Datenmengen kein Problem mehr. Dank der leistungsstarken Server von CIB können eine Vielzahl an Dokumenten schnell bearbeitet und versendet werden.

Zertifizierte barrierefreie PDF-Dokumente

Mit CIB coSys lassen sich barrierefreie PDF-Dokumente erstellen. Im Einsatz bei der Landeshauptstadt München erhielt coSys von der Stiftung Pfennigparade ein Siegel zur geprüften Barrierefreiheit. Diese Zertifizierung bestätigt, dass die Softwareanwendung für blinde und sehbehinderte Personen geeignet ist. Damit werden bald alle Bürgerinnen und Bürger in München barrierefreie PDF-Formulare erhalten.

Die Stadt München hat einen großen Schritt in Richtung digitalen Bürgerservice getan. Die Einführung von coSys verläuft reibungslos: Das System gilt als nutzerfreundlich, schnell und effizient. In einem nächsten Schritt werden drei weitere Einführungsprojekte folgen. Dabei gilt es, eine Datenmenge von über 1.500 Vorlagen umzustellen.

Mehr zu CIB coSys erfahren Sie auf unserer Website oder lesen Sie den Erfahrungsbericht der Landeshauptstadt München.

Wir freuen uns auf weitere Neuigkeiten vom coSys Projektteam. Let’s CIB!

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